Изменения в порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях (окончание)

      Комментарии к записи Изменения в порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях (окончание) отключены

Жаль, конечно, что вопросов гораздо больше, чем ответов, но что поделаешь? // М.Посадская. Материал предоставлен автором. Впервые опубликовано в журнале Бухгалтерия и Банки.

Окончание. Начало: Изменения в порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях

18.  Исключен пункт 2.7.2., в котором говорилось о подкреплении операционных касс на основании письменных заявок кассиров. В Инструкции № 113-И письменные заявки также не упоминаются. Значит, можно обойтись без них: кончились деньги – позвонил – привезли.

Актуально в условиях банковского кризиса.

19. Пункт 2.7.4.: кассовые документы внутреннего структурного подразделения могут формироваться и храниться в этом подразделении, либо передаваться в головной банк. Вроде бы удобно – особенно если кассы и допофисы расположены неблизко – но сверка кассовых документов с данными бухгалтерского учета производится только главным бухгалтером или его заместителем (см. также пункт 3.4.). Значит, придется возить кассовые документы на сверку в головной банк.

Или назначать в каждую кассу своего замглавбуха.

20. Раздел 3. Порядок заключения операционной кассы. Внимание, начинается самое интересное! Сейчас будем впрягать в одну телегу коня и трепетную лань.Изменения в порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях (окончание)

То есть, сверять валютные документы с рублевым балансом.

Итак, все кассовые документы в иностранной валюте теперь формируются по номиналу (см. пункт 9.3.). Справки о суммах принятой и выданной наличности (Приложение 5), сводная справка о кассовых оборотах (Приложение 16) – тоже по номиналу, в разрезе по кодам (наименованиям) валют. И в Книге учета денежной наличности и других ценностей (Приложение 17)  суммы наличной валюты указываются по ее номиналу.

А вот текст оттиска штампа для папки кассовых документов (Приложение 18) – не поменялся! В нем, как и раньше,  указывается количество документов (отдельно приходных и расходных) и их суммы в рублях. А также отдельными строками – мемориальные документы по приходу и по расходу.

В балансе остатки и обороты по счетам кассы также указываются в рублевом эквиваленте.

При закрытии хранилища никаких проблем не возникнет: ответственные лица сверят имеющуюся наличность с остатками, указанными в Книге учета денежной наличности по номиналу. А вот как главный бухгалтер или его заместитель будет сверять данные Книги в валюте с данными бухгалтерского учета в рублевом эквиваленте (пункт 3.4.)? С калькулятором в руке?

Но еще хуже придется кассовому работнику, который занимается формированием и брошюрованием кассовых документов. Потому что «суммовые данные сброшюрованных документов подсчитываются на вычислительной машине с выводом информации на печать». А ленты подсчета «помещаются в папке впереди документов».

Так как документы в инвалюте, то и ленты подсчета логично «набивать» отдельно по каждой валюте и по рублям. Только нужно еще решить, данные каких документов следует включать в ленту подсчета, а какие – игнорировать.

Посмотрим, что входит в состав кассовых документов:

— объявления на взнос наличными;

— денежные чеки;

— приходные ордера по форме Приложения 23;

— расходные ордера по форме Приложения 24;

— приходные и расходные ордера по формам, разработанным банком (по операциям инкассации  и подкрепления внутренних подразделений и клиентов и др.);

— документы, предназначенные для заполнения физическими лицами при перечислении средств без открытия счета;

— реестры по переводам без открытия счета;

— приходные ордера по данным реестров;

— реестры по операциям с иностранной валютой (Инструкция № 113-И);

— справки кассиров, кассовые журналы, мемориальные ордера и пр.

При этом одна и та же операция может быть отражена сразу в трех документах (например, переводы без открытия счета: во-первых – документ, заполненный физическим лицом; во-вторых – реестр, составляемый кассиром; в-третьих – приходный ордер, оформляемый бухгалтером).

И как быть? Может, считать кассовыми документами и подсчитывать суммы только первичных документов, составленных и (или) подписанных клиентами? Или реестр – тоже кассовый документ? По валютно-обменным операциям вообще не будет первичных документов, только данные в реестрах.

Но по некоторым операциям, указанным в валютном реестре, будут и первичные документы (например, приходные ордера при взносе валюты на счета). То есть, на ленту придется «набивать» все первичные документы плюс строки из реестров, по которым нет первичных документов. Или наоборот: итоги по реестрам плюс первичные документы, которые в реестр не попали.

Допустим, используя метод дедукции, кассир таки соорудил ленту подсчета (в разрезе кодов валют). Перемножил получившие суммы на валютные курсы, получил рублевый эквивалент, все сложил и получил искомые данные для заполнения граф 4 и 5 «Сумма (руб.)» штампа или ярлыка (Приложение 18). Но как быть с графами 2 и 3 «Количество (шт.)»?

Тут уж совсем непонятно, что с чем складывать.

Мой совет доведенным до отчаяния кассовым работникам: проще всего посчитать «чисто конкретно» количество бумажек в каждой папке. В конце концов, кто сказал, что суммированию и подсчету подлежат одни и те же документы? Общее количество посчитаем по всем, а сумму – выборочно.

Эх… отличный был совет, но ничего не выйдет. Потому что в одном реестре могут быть и приходные, и расходные операции, количество документов и суммы по которым должны указываться в разных строках штампа или ярлыка.

Чтобы избежать многочисленных ленточек, можно было бы формировать документы дня отдельно по каждой валюте – но ведь сводная справка о кассовых оборотах составляется одна на все коды валют. Опять засада.

А вот интересно, мемориальные ордера по переоценке валютных счетов включаются в состав кассовых документов?..

Одним словом, кассовый работник, сумевший правильно сформировать и свести папку кассовых  документов дня с разными операциями и валютами, заслуживает если не Нобелевки по математике, то бронзового бюста на родине — точно.

21. Пункт 3.5.: кассовые документы могут формироваться в отдельные папки не только по разным срокам хранения, но и в зависимости от видов и объемов совершенных за день операций. При этом о кассовых документах, хранящихся в отдельных папках, в оттиске штампа или на ярлыке папки кассовых документов делается соответствующая отметка. Т.е. все равно одна из папок должна быть основной, и в ней будет указываться общая сумма оборотов по приходу и расходу и количество документов, в том числе помещенных в другие папки.

22. Пункт 3.6.: хранение кассовых документов за последние двенадцать месяцев осуществляется заведующим кассой. В предыдущих изменениях к 199-П слова «за последние двенадцать месяцев» убрали, а сейчас восстановили. Таким образом, прошлогодние и старше кассовые документы можно хранить в архиве.

23. Пункты 4.3., 4.4., 4.5. и 4.10.: на бандеролях и накладках, используемых банком для упаковки банкнот, теперь необходимо указывать не только наименование банка и филиала, но и внутреннего структурного подразделения.   

24. Пункт 5.1.1.: операции по приему денежной наличности от банков, ее пересчету и сортировке, экспертизе денежных знаков, выдаче денежной наличности банкам производятся расчетно-кассовыми центрами без взимания платы. Хорошо бы еще РКЦ перестали брать деньги за расчетное обслуживание…

25. Пункт 5.1.11.:  исключен третий абзац, согласно которому на основании акта на сумму недостачи (излишка), сомнительных денежных знаков оформляется расходный (приходный) кассовый ордер. Исключен, вероятно, потому, что эта операция не относится к кассовому обслуживанию кредитных организаций в расчетно-кассовых центрах.

26. Пункт 6.1.3.:  выдача денежной наличности и других ценностей инкассаторам и кассовым работникам внутренних структурных подразделений может производиться не только заведующим кассой, но и кассовым работником, специально выделенным для этой цели.

Опять-таки при получении денег и ценностей инкассаторы должны предъявлять не служебные удостоверения, а документы, удостоверяющие личность.

27. Пункты 6.1.5., 6.1.6., 6.3.4.: рублевую и валютную денежную наличность теперь можно паковать в одну сумку и делать на них одну опись. В отдельные сумки вкладываются денежная наличность и ценности, и на них составляются отдельные описи. 

28. Исключен пункт 6.1.8., согласно которому при доставке денежной наличности кассовым работником его должны сопровождать специально выделенные работники, обеспечивающие безопасность и сохранность ценностей. Да и сумки инкассаторские при этом можно не применять, если верить пункту 6.3.16. Разложил кассир банкноты по карманам, и пошел себе в обменник.

Видимо, каждый банк должен самостоятельно определить порядок осуществления таких операций.

29. Пункт 6.3.3.: для инкассации наличной иностранной валюты и платежных документов в иностранной валюте выписывается явочная карточка той же формы, что и для наличных рублей. Соответственно, по тексту явочной карточки (Приложение 9) исключается слово «руб.» и не указывается общая сумма рублевого эквивалента вложенной в сумку наличной иностранной валюты. Зато согласно пункту 9.7. явочная карточка для инкассации наличной иностранной валюты должна иметь надпись «Валютная».

30. То же самое относится к инкассаторским сумкам и препроводительным ведомостям (пункты 6.3.7. и 9.6.): препроводительная ведомость теперь имеет одинаковую форму для рублевой и валютной наличности, а сумки, используемые для инкассации иностранной валюты, должны иметь надпись «Валюта» или другие отличительные знаки и символы. В одной валютной сумке может находиться несколько видов валют,  это предусмотрено в препроводительной ведомости.

31. Пункт 7.2.: исключено требование об использовании сургуча для опечатывания хранилищ! Если честно, даже жалко. Горячий сургуч так приятно пахнет, и цвета он удивительно красивого – совсем как молочный шоколад… С другой стороны, количество производственных травм (ожогов) среди заведующих кассами должно резко снизиться[1].

Теперь можно хранилище опечатывать чем-нибудь другим (только чем —  пластилином, например, или жевательной резинкой?..), или опломбировать. Пломбиром сложно обжечься, максимум – палец прищемишь.

Исключен абзац, согласно которому в течение рабочего дня при временном отсутствии должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей, хранилище может опломбироваться. Видимо, это означает, что можно просто закрыть его на ключ. Или что его нужно опломбировать?

32. Пункт 7.11.: исключено требование о проставлении штампа с наименованием банка, БИКом и номером корсчета на чеках и квитанциях книжек по мере вскрытия отдельных пачек.

33. Пункт 7.14.: перед закрытием хранилища должностные лица, ответственные за сохранность ценностей, не проверяют, как раньше, соответствие фактического наличия ценностей учетным данным. Нужно только проверить, заверены ли остатки в книге учета денежной наличности и других ценностей главным бухгалтером (его заместителем).

А это значит, что главный бухгалтер или его заместитель должны сверить данные и подписать книги в промежуток времени между заключением операционной кассы и закрытием хранилища (как правило, не больше часа). Территориально удаленным внутренним структурным подразделениям, в которых не предусмотрена должность заместителя главного бухгалтера, придется приобретать вертолеты…

34. Пункт 8.7.: порядок проверки фактического наличия денежной наличности и ценностей в хранилище ценностей определяется руководителем банка. Во внутрибанковском положении о кассовых операциях все равно придется описывать этот порядок, поэтому проще всего использовать пункт 8.8., который в новой редакции  Положения № 199-П исключен.

35. Раздел 9, бывший «Прием, выдача и хранение драгоценных металлов», теперь называется «Совершение операций с иностранной валютой». Драгоценным металлам, по-видимому, будет посвящена другая инструкция. А может, разрешат банкам самостоятельно разработать порядок совершения таких операций.

Операции с наличной иностранной валютой совершаются в общем порядке, с учетом особенностей, предусмотренных разделом 9. Посмотрим, что же это за особенности.

Пункт 9.1.: прием и выдача иностранной валюты организациям производятся в случаях, предусмотренных нормативными актами Банка России. Основной нормативный акт, регулирующий этот вопрос – Закон о валютном регулировании и валютном контроле № 173-ФЗ  от 10 декабря 2003 г., основная часть которого вступила в силу 18 июня текущего года.

С точки зрения кассовых операций интересен тот факт, что выдача наличной иностранной валюты на командировочные расходы не входит в перечень валютных операций, разрешенных между резидентами (пункт 1 статьи 9 Федерального закона № 173-ФЗ). То есть, приходные и расходные операции юридических лиц в иностранной валюте теперь сведены к минимуму.

Пункт 9.2.: операции по приему и выдаче наличной иностранной валюты осуществляются по приходным и расходным кассовым ордерам. Формы ордеров приведены в Приложениях 23 и 24, они одинаковы для рублевых и валютных операций. На каждый вид наличной иностранной валюты оформляются отдельные приходные и расходные кассовые ордера.

Кассовый ордер оформляется в трех экземплярах: первый остается в кассе, второй с оттиском печати кассы выдается клиенту, а третий передается бухгалтерскому работнику. Правда, зачем он бухгалтеру – непонятно. Если только в мемориальные документы дня подшить.

Но при этом в подсчет мемориальных документов дня эти ордера не входят, потому что их уже посчитали в кассовых.

Пункт 9.3.: во всех кассовых документах и учетных регистрах (ордерах, справках, книгах, реестрах, контрольных ведомостях и листах, описях, препроводительных ведомостях) наличная иностранная валюта указывается по каждому наименованию (коду) по номиналу. Единственное место (по версии Положения № 199-П), где суммы валюты указываются в рублевом эквиваленте – это текст оттиска штампа для папки кассовых документов (Приложение № 18), проблемы его заполнения мы уже обсудили.

Для учета наличной иностранной валюты могут использоваться отдельные книги учета принятых и выданных денег (ценностей), контрольные ведомости и контрольные листы, книги учета денежной наличности и других ценностей. А могут и общие для учета валюты и рублей.

Пункт 9.4.: установлен порядок формирования и упаковки банкнот и монеты иностранных государств, форма заполнения накладок на пачки.

Пункт 9.5.: приведен порядок действий при обнаружении при пересчете излишка, недостачи или сомнительного денежного знака.

Пункты 9.6., 9.7.: про инкассаторские сумки и явочные карточки мы уже говорили, они должны иметь пометку «Валютная».

Пункт 9.9.: при формировании кассовых документов по операциям с наличной иностранной валютой по одному номеру балансового счета кассовые документы подбираются в порядке возрастания цифровых кодов валюты согласно Общероссийскому классификатору валют. Что еще больше затрудняет работу по подсчету документов дня – ведь ленты подсчета нужно набивать в разрезе валют, а не балансовых счетов.

Пункт 9.10.: в хранилище ценностей валюта должна храниться отдельно от рублей и других ценностей.

Очень подробно прописан порядок действий при обнаружении поддельных и сомнительных денежных знаков: пункты 9.11. – 9.20, раздел 10.

Следует обратить внимание на то, что в соответствии с пунктом 9.11. банки должны разработать Правила приема поврежденных денежных знаков на основе условий приема эмиссионными банками указанных денежных знаков.

А теперь переходим к приложениям.

36. Как ни странно, не изменилась форма Книги учета принятых и выданных денег (ценностей). В ней нет места, где можно было бы указать наименование и код валюты. По-видимому, кассирам нужно вести отдельные книги по каждому виду валюты, тогда ее наименование и код можно указать на обложке.

37. Приложение 5  «Справка о суммах принятой и выданной наличности». Как уже было сказано, она заменила две действующие ранее формы:  «справка о сумме принятых денег и количестве поступивших в кассу денежных документов» и «справка о сумме выданных денег и полученной сумме под отчет». Это, конечно, удобно, но и проблем с заполнением прибавилось.

Указанную справку составляет кассир в конце операционного дня на основании данных приходных и расходных документов по всем валютам. Можно и не по всем – например, отдельно рубли, отдельно валюта, или вообще отдельно по каждой валюте – смотря как формируются кассовые документы дня[2]. При этом указывается общее количество документов и общие суммы прихода и расхода по каждой валюте.

Указанные в справке кассовые обороты сверяются с записями в кассовых журналах бухгалтерских работников. После чего сверка оформляется подписями кассового работника в кассовых журналах и бухгалтерских работников на справке кассового работника.

Проблема состоит в том, что кассиров обычно несколько, и бухгалтеров тоже, причем конкретный кассир не закреплен за конкретным бухгалтером. Это значит, что операции, указанные в кассовом журнале одного бухгалтера, могут попасть в справки о суммах выданной наличности разных кассиров. И наоборот: операции, проведенные одним кассиром, разбросаны по кассовым журналам разных бухгалтеров.

Раньше в справках  кассиров была предусмотрена колонка, где указывалась фамилия бухгалтера, и каждый бухгалтер расписывался в соответствующей строке только за свои операции. Теперь же операции в одной валюте всех бухгалтеров по справке попадают в одну строку, и как им проводить сверку – вообще непонятно. Угадывать методом подбора? Без высшей математики не разобраться.

Или без бутылки.

Кроме того, в справке кассира даже нет места, где могли бы расписаться несколько бухгалтеров. Так ведь и придется закреплять кассира за бухгалтером.

Раз уж заговорили о кассовых журналах, попробуем разобраться, как их составлять. Порядок составления кассовых журналов предусмотрен пунктом 1.8. Части II Положения № 205-П. Согласно этому порядку кассовый журнал по расходу ведется не бухгалтерскими работниками, а «контролером, рабочее место которого размещается в непосредственной близости от кассы».

Вообще, такое впечатление, что порядок этот составлен для сельских отделений Сбербанка, где имеется один бухгалтер, один контролер и один кассир, а количество посетителей за день не превышает тридцати. Потому что каждый расходный документ контролер должен проверить, внести в кассовый журнал по расходу, записать в специальный журнал (у него даже названия нет) потом отнести самолично в кассу, передать кассиру под расписку в Специальном журнале или на втором экземпляре кассового журнала (если кассовый журнал ведется в двух экземплярах – под копирку[3]!!). А остальные клиенты в это время терпеливо ждут, пока контролер сбегает туда-обратно.

Впрочем, можно установить порядок передачи контролером расходных документов кассиру без расписки, если рабочее место контролера находится рядом[4] с кассой или «соединено с кассой предохраненным от доступа извне транспортным устройством». Второй вариант, безусловно, куда интереснее: как приятно на глазах потрясенного техническим прогрессом клиента запечатать его чек в капсулу и запулить в кассу через пневматическую трубу! Это вам не второй экземпляр журнала под копирку.

По приходу – то же самое, но без контролера. Приходные документы принимают и отражают в кассовом журнале по приходу бухгалтерские работники, затем их также «внутренним порядком» передают в кассу.

И только получив обратно из кассы ордер, свидетельствующий о приеме денег кассиром, и сверив подпись кассира на ордере с образцами подписей, бухгалтер «делает условную пометку в кассовом журнале о возврате ордера из кассы» и «передает[5] кассовый журнал для отражения операции в бухгалтерском учете». При приеме денежной наличности от работника банка приходный ордер выписывается в трех экземплярах опять-таки под копирку.

Кассовый журнал по приходу может вестись централизованно, и это, по-видимому, единственный вариант, при котором можно хоть как-то осуществить сверку кассовых журналов со справками кассиров. Тогда работник, ответственный за ведение общего кассового журнала по приходу (начальник операционного отдела, например) должен будет всего лишь сложить суммы прихода по всем справкам кассиров, и если итог совпадет с итогом кассового журнала по приходу, расписаться во всех справках оптом.

То же самое делает контролер по расходным операциям. После этого все кассиры расписываются в кассовых журналах, и наступает всеобщее счастье.

Правда, счастье это не будет полным без шоколада фабрики «Россия»… нет, не так. Оно не будет полным, пока мы не разберемся с реестрами. Если внутреннее структурное подразделение (дополнительный офис, например) осуществляет все виды операций с клиентами, то реестров будет как минимум два: один – по приему денег для осуществления переводов без открытия счета, второй – реестр операций с наличной валютой и чеками[6].

Вопрос – какие данные из реестров включать в кассовый журнал?

Раньше реестр по валютно-обменным операциям выполнял функции кассового журнала: в кассовый журнал вносили документы, а в реестр – операции, по которым нет отдельных кассовых документов. А теперь как быть – в журнале указывать итоги по реестрам? Но в реестры попадают не все операции, а только те, что связаны с валютой или переводами.

Или отражать все операции по документам и в журнале, и в реестре одновременно? Но тогда валютно-обменные операции в журнал не попадут. Или отражать в журнале только те операции, которые не попадают в реестры?.. Но ведь есть такие операции, которые отражаются в обоих реестрах (например, переводы без открытия счета в иностранной валюте), и их придется исключать при подсчете итогов… Похоже, счастья нам пока не видать.

По крайней мере, до внесения следующих изменений в 205-П, 199-П и 113-И.

Это все было бы очень смешно, если бы не было так грустно.

38. Приложение 16 «Сводная справка о кассовых оборотах». Составляется теперь по всем валютам, включает количество документов и суммы по приходу и расходу в валюте по номиналу.

39. Приложение 17 «Книга учета денежной наличности и других ценностей» также поменяло форму. В частности, там теперь предусмотрены только две подписи вместо трех. Смущает пометка в ранее действовавшей книге, согласно которой «Записи в настоящей книге производятся до полного ее использования».

Как все-таки поступить – заводить новую книгу, или эксплуатировать старую до полного использования?..

На этом, пожалуй, можно и закончить. Жаль, конечно, что вопросов гораздо больше, чем ответов, но что поделаешь? Работать все равно надо, поэтому будем писать запросы в Центральный банк, ждать ответов и надеяться на лояльность проверяющих.

[1] Даже в течение небольшого – около года – периода участия автора в процессе опечатывания хранилища таких случаев было три.

[2] В этом случае придется делать столько копий реестра, сколько видов валют. Отдельные реестры по видам валют делать нельзя, так как в соответствии с пунктом 4.13. Инструкции № 113-И реестр должен быть один.

[3] Копирка – это почти как сургуч. Каменный век какой-то.

[4] Интересно, чем «рядом» отличается от «в непосредственной близости»?

[5] Обычно – самому себе.

[6] О реестрах см. пункты 15, 16 в первой части статьи

Случайно подобранные статьи:

Порядок ведения кассовых операций.


Статьи, которые будут вам интересны: